El nuevo ecosistema de trabajo globalizado, la innovación y avance de las nuevas tecnologías y el contexto de crisis social generado por el COVID-19, ha propulsado el auge de los eventos digitales. Los encuentros digitales se han convertido en la mejor opción para mantener el vínculo de una organización o marca con sus stakeholders. Y son una oportunidad perfecta para que las empresas y organizaciones se renueven y apuesten por la innovación para seguir creciendo y aprendiendo.
Pero… ¿Cómo hacer un evento digital? ¿Qué hay que tener en cuenta para organizarlo? ¿Dónde reside su éxito?
Acostumbrados a los eventos presenciales, a veces, puede costar dar el salto a lo digital. Y no es lo mismo. No podemos traspasar una actividad presencial a ‘lo mismo’ difundido vía streaming. Necesitamos adaptarlos en cada caso
Entre los beneficios de un evento digital destacan:
· Mayor alcance geográfico
· Convocatoria de público más amplia
· Interacción entre participantes
· Reducción de la inversión en desplazamiento y catering
· Control del antes, durante y después
· Medición y valoración de asistencia y ROI
Sin embargo, ¿Cuáles son los requerimientos? Debemos planificar y trabajar en dos aspectos clave para que el evento sea un éxito: contenido y tecnología.
Contenido conciso y garantías tecnológicas
Sea una sesión de formación, un debate, una entrevista o una presentación de producto, en un evento digital, como en uno presencial, es primordial saber qué queremos comunicar y de qué forma. En el mundo digital todo va muy rápido, por eso un contenido claro, conciso, concreto, interesante y comprensible es compatible con una duración ajustada a las características del evento y a la disponibilidad de la audiencia. ¡No tengas miedo a la brevedad! Crea un guion ameno, focaliza el contenido y sincroniza el reloj para valorar el tiempo que tu público dedicará al evento manteniendo la atención.
Aprovecha la tecnología para complementar el contenido. Desde escenarios de realidad virtual, hologramas de presentadores y ponentes… hasta animaciones en 3D. Utiliza las herramientas digitales para crear un diseño y formato atractivo, que asombre y que consiga captar la atención de los usuarios. Para que todo salga sobre ruedas, dedica tiempo a planificar e investigar qué plataforma se adapta mejor a las necesidades de producción del evento, teniendo en cuenta las garantías de seguridad del software y de conexión, las herramientas de personalización e interacción, el registro y convocatoria de los asistentes o la medición de resultados, entre otros.
Una vez termine el evento, revisa los resultados e indicadores de éxito y no pierdas la oportunidad de conectar con tu público para conocer su feedback y poder aplicar mejoras en próximos eventos. Y no olvides grabar el evento para después compartirlo por los canales de Social Media correspondientes, así, ¡ganarás en visibilidad!
En resumen:
Planifica el evento:
· Propósito: ¿Para qué lo hacemos? ¿qué esperamos conseguir? Métricas
· Convocatoria y recordatorios. Pide a toda tu organización que comparta el anuncio. #commtitude
· Registro. Ten en cuenta los datos que vas a necesitar y pide los mínimos. Así cómo la facilidad de la herramienta e inscripción. No descuides el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
· Contenido focalizado
· Aprovecha para conectar con ponentes internacionales
· Brevedad
· Valora opciones tecnológicas para asombrar.
· Elige la mejor plataforma de streaming. Si puedes, contrata un equipo externo con plataforma propia independiente que te garantice la conexión y el alcance
Produce con la máxima seguridad:
· Ensaya
· Prueba las conexiones y capacidad
· Prueba todas las animaciones y tecnología presente
· Test tanto desde pantalla como desde móvil
· Ofrece interacción: Preguntas y respuestas. Ten siempre un moderador revisando para ser lo más conciso posible
Comparte y mejora:
· Agradece
· Selecciona los contenidos generados. Edítalos
· Difunde por redes sociales y pide a los participantes que lo hagan desde las suyas
· Envía un resumen por newsletter a los no participantes
· Envía a los participantes resumen también, y pide feedback
· Evalúa los resultados. Métricas de participación y atención. Conversión. ¿Cómo mejorar?
En Orbyce Communication diseñamos y organizamos eventos que responden a tus objetivos y propósito. Nos encargamos de todo, desde la producción del evento hasta la supervisión de la organización para garantizar los resultados esperados. Si estás interesado en dar el salto a los eventos digitales contacta con nosotros.
Comments